Opbouw begint bij goed archiefbeheer
In Wenen komen van 23 t/m 29 augustus 3000 archivarissen uit alle delen van de wereld bijeen. Op het programma staat een project dat van cruciaal belang is om welvaart en democratie op gang te brengen in het straatarme Bangladesh. Het BARM-project moet het functioneren van de Bengaalse overheid drastisch verbeteren en corruptie en wetteloosheid terugdringen. Ontwikkeling begint bij een goed beheer van archieven.
Iedere maatschappij heeft een systeem nodig (staat, rechtspraak, wetten) om gewelddadigheid te beperken en ongelijkheid in macht en mogelijkheden tegen te gaan. Verschillen in belangen en ideeën tussen alle deelnemers aan een maatschappij moeten tot hun recht komen via gecontroleerde botsingen van belangen en meningen, geordend in een rechtssysteem; maar ook via een gecontroleerde tegenstelling van bestuur en volksvertegenwoordiging. Als dat minder gecontroleerd en georganiseerd zou gaan, dan zou een land al spoedig in geweldsexplosies en burgeroorlogen ten onder gaan.
Het min of meer beschaafd omgaan met tegenstellingen - als het ware het zelfreinigend vermogen van een maatschappij - is sterk afhankelijk van de beschikbaarheid van de belangrijkste grondstof voor communicatie: uitwisseling van informatie. Daarbij gaat het om gegevens in archieven, gegevensbestanden bij de overheid, bedrijven, scholen, ziekenhuizen en tal van andere organisaties. Gegevens over bestuurshandelingen, besluiten, overeenkomsten en registraties van grondbezit en allerhande rechten en plichten zijn de voedingsbodem of grondstof waarmee mensen afzonderlijk of in groepsverband met elkaar communiceren.
In Bangladesh verschilt de interactie tussen overheidsdienstverlening en maatschappij sterk met die in Nederland. Een archivaris in Bangladesh beperkt zich tot opslag en bewaring (passief aanbod) van zijn dossiers, registers en andere informatiebronnen. Ambtenaren, bestuurders, burgers en onderzoekers moeten er toestemming vragen om archiefstukken te mogen inzien. Het hoort bij de verhouding van een almachtige overheid tegenover nederige burgers die haren op snaren moeten zetten om hun rechten te bewijzen en de overheid tegenwicht te bieden.
In Nederland gaat een archiefmedewerker actief in op de vraag naar gegevens en informatie; burgers worden in de regel aangemoedigd interesse op te brengen voor raadpleging en onderzoek van gegevensbestanden. De verhouding tussen overheid en burger is er een van een makkelijk aan te pakken overheid tegenover mondige burgers die zelfbewust en zelfverzekerd hun gelijk halen bij de overheid.
In 1995 werd in Bangladesh een begin gemaakt met het BARM-project (Bangladesh archives & record management) op verzoek van een Bangladeshi historicus met veel archiefervaring, prof. Ratan Lal Chakraborty. Het initiatief kreeg verdere uitbouw door samenwerking met andere hoogleraren geschiedenis van universiteiten in Bangladesh, de Bengaalse beroepsvereniging van historici en de directeur van de National Archives in de hoofdstad Dhaka. In de afgelopen jaren raakte ook de Internationale Archiefraad (ICA) in het project geïnteresseerd. Ook organisaties in Nederland, waaronder de werkgeversorganisatie VNO/NCW en de Verenging Nederlandse Gemeenten waren van mening dat het project van grote betekenis voor de ontwikkeling van het land kon zijn.
BARM richt zich op het opzetten van een databank over archiefbeheer in het land, dat zo’n 22.000 overheidsorganisaties telt die archief produceren. Daarnaast beoogt het project het aankweken van archiefbewustzijn en het ontstaan van een opleiding voor archiefvormers, informatiebeheerders en archivarissen.
Onlangs maakte ik er een bijeenkomst mee waar ook over BARM werd gesproken. Mij werd gevraagd iets te vertellen over mijn ervaringen met het project, opgedaan tijdens de 9 werkbezoeken, steeds van zo’n vijf weken, die ik sinds 1995 aan het land heb gebracht.
Vanachter de katheder en voor een schoolbord keek ik in een volle, broeierige ruimte, flauw verlicht met tl-buizen. De sfeer was ernaar om iets te zeggen over een overvol land waar de armoede nooit uit je blikveld raakt, met prachtige groene akkers, rivieroevers, weidse stromen, suikerrietvelden, kleine intieme dorpen, half drooggevallen visvijvers en kleine meertjes. De stadjes waar kramen, hokken, half vergane schuurtjes en een enkele half gesloopte bus of vrachtwagen kleine winkels en buurtmarkten herbergen. Aardige beleefde mensen; wantrouwige, verlegen dorpskinderen, kleine vroegoude frêle vrouwen die gehuld en gesluierd in sari met soms onwaarschijnlijk grote of zware lasten op het hoofd langs de weg lopen; mannen bij wie de felgekleurde lungi (omslagdoek als een rok vanaf de middel gedragen) contrasteert met de macho snor. Omgangsvormen die dikwijls weldadig aandoen als je ze vergelijkt met wat je de rest van het jaar in Nederland gewend bent. Een vaak overweldigende gastvrijheid die bij de gast verlegenheid oproept omdat moeite noch kosten zijn gespaard uit een meestal zeer smalle beurs. Ontroering omdat zowel volwassenen maar zeker ook jongeren laten merken hoeveel aardigheid ze als gastheer aan het verzetje van het vreemdelingenbezoek hebben.
Ik sprak er over de problemen van het land waar het archiefproject een antwoord op moet geven, hoe aanmatigend dat ook klinkt. Corruptie, armoede, wetteloosheid, een overheid die overal een vinger in de pap moet hebben maar daar als ‘zwakke staat’ ontzettend weinig positiefs van maakt. Voor de meerderheid van de Bangladeshi werkt hun land vaak als een concentratiekamp: niets te kiezen hebben en enkel overleven.
Als je het land voor de negende keer bezoekt, weet je intussen wel hoe allerlei dagelijkse dingen er toegaan. Dat laat evenwel ruimte genoeg voor verwondering of hulpeloosheid in situaties die je niet vertrouwd zijn op het moment dat je ermee te maken krijgt. Je leert op je eigen manier naar je omgeving kijken en die duiden. Op mijn eerste rit van het vliegveld naar de stad doemt al spoedig de enorme fly-over in aanbouw op, die in de toekomst de verkeersader tussen vliegveld en Dhaka moet ontlasten. Een enorm gevaarte van enkele kilometers, in aanbouw genomen door Chinese bedrijven. Bengaalse arbeiders voeren het werk uit onder leiding van Chinese ingenieurs en onderaannemers. In het optimisme van zo’n weerzien na een jaar Nederland bekijk je het vooral met een gevoel van tevredenheid dat het karwei wordt aangepakt, want de verkeersopstopping tussen vliegveld en een metropool van 11 miljoen inwoners is onvoorstelbaar. Dagen later bekijk je de enorme bouwputten, pilaren en deksegmenten met gemengde gevoelens: het beroep op de Chinese inbreng gebeurt niet zozeer omdat de Bengalen dat technisch niet voor elkaar kunnen krijgen, maar omdat de corruptie zover is doorgekankerd dat de Bengaalse overheid en een Bengaals consortium het eenvoudig organisatorisch niet kunnen. Ze missen de greep op de productie die nodig is om geknoei met bouwmaterialen en constructies te voorkomen. Hier is corruptie niet zozeer schadelijk vanwege een voortdurend weglekken van gelden, maar een regelrechte oorzaak van volledige onmacht om zo’n gebouw volgens de minimale normen van veiligheid te bouwen. Je wordt er pas goed somber van, wanneer je bedenkt dat deze fly-over symbool staat voor vrijwel alles wat overheidsorganisaties aan producten en diensten leveren of faciliteren. Iedereen weet dat het volstrekt onder de maat is. Iedereen heeft er in hoge mate last van.
Mijn negende bezoek is in veel opzichten een herhaling van zetten; bezoeken aan musea en archieven van het land met gesprekken over gebreken in het beheer en verbetermogelijkheden; meestal onmogelijkheden beter gezegd. Ontmoetingen met mensen die een waardevolle inbreng kunnen hebben in het BARM-project. Met prof. Alimullah Miyan bezoek ik de National Archives van Bangladesh. De heer Mir leidt ons rond in enkele depots en geeft uitleg. We raken onder de indruk van de massaliteit en verscheidenheid van archiefstukken van Bangladesh in de loop van twee en een halve eeuw.
Er zijn tegenvallers en meevallers. Een nieuw nummer van de National Archives Newsletter is sedert de aflevering van december 2002 nog niet verschenen. Evenmin een jaarverslag over de laatste drie jaren.Dat is natuurlijk slecht voor het aanzien van het Nationaal Archief. Nieuwsbrief en jaarverslag kunnen nu juist de voortgang van het beheer van de archieven en de dienstverlening aan publiek, overheid en wetenschappers in beeld brengen. Geïnteresseerden (overheid, buitenlandse archiefdiensten, internationale organen zoals Unesco, donororganisaties) in de ontwikkeling van het nationaal archief krijgen zo geen antwoord op hun vragen.
Naast de lopende werkzaamheden is veel energie besteed aan het starten van een digitaliseerproject. Op de tweede verdieping, in een van de kleine depots een open carré van geschakelde, zijn met glas in houten lijsten chambretten opgebouwd. In elke ruimte bevindt zich een bureau, waarop een computer en een scanapparaat zijn geplaatst. Van de zeven toegewezen arbeidsplaatsen zijn er nu zes vervuld. De vorig jaar vanuit het district Chittagong overgenomen archieven (300 strekkende meter) worden ontdaan van stof, vuil en ongedierte en globaal gesorteerd. De microficheer-medewerker heeft hulpmiddelen kunnen aanschaffen en de herstart van het microficheren kan spoedig beginnen.
Het belang van een goed archiefbeheer voor landen als Bangladesh is de zuiverende werking die er vanuit gaat op het functioneren van de overheid en de terugdringing van corruptie en wetteloosheid. Bevordering van welvaart en democratie kan niet zonder archiefbeheer.
Floor Geraedts
Floor Geraedts is historicus en archivaris te Leidschendam. Hij begeleidt het BARM-project en houdt er op het ICA-congres een inleiding over.
Het International Congress on Archives wordt gehouden van 23 t/m 29 augustus in Wenen. Voor meer informatie ze www.ica.org.
Meer informatie over het BARM-project bij de redactie verkrijgbaar.
Iedere maatschappij heeft een systeem nodig (staat, rechtspraak, wetten) om gewelddadigheid te beperken en ongelijkheid in macht en mogelijkheden tegen te gaan. Verschillen in belangen en ideeën tussen alle deelnemers aan een maatschappij moeten tot hun recht komen via gecontroleerde botsingen van belangen en meningen, geordend in een rechtssysteem; maar ook via een gecontroleerde tegenstelling van bestuur en volksvertegenwoordiging. Als dat minder gecontroleerd en georganiseerd zou gaan, dan zou een land al spoedig in geweldsexplosies en burgeroorlogen ten onder gaan.
Het min of meer beschaafd omgaan met tegenstellingen - als het ware het zelfreinigend vermogen van een maatschappij - is sterk afhankelijk van de beschikbaarheid van de belangrijkste grondstof voor communicatie: uitwisseling van informatie. Daarbij gaat het om gegevens in archieven, gegevensbestanden bij de overheid, bedrijven, scholen, ziekenhuizen en tal van andere organisaties. Gegevens over bestuurshandelingen, besluiten, overeenkomsten en registraties van grondbezit en allerhande rechten en plichten zijn de voedingsbodem of grondstof waarmee mensen afzonderlijk of in groepsverband met elkaar communiceren.
In Bangladesh verschilt de interactie tussen overheidsdienstverlening en maatschappij sterk met die in Nederland. Een archivaris in Bangladesh beperkt zich tot opslag en bewaring (passief aanbod) van zijn dossiers, registers en andere informatiebronnen. Ambtenaren, bestuurders, burgers en onderzoekers moeten er toestemming vragen om archiefstukken te mogen inzien. Het hoort bij de verhouding van een almachtige overheid tegenover nederige burgers die haren op snaren moeten zetten om hun rechten te bewijzen en de overheid tegenwicht te bieden.
In Nederland gaat een archiefmedewerker actief in op de vraag naar gegevens en informatie; burgers worden in de regel aangemoedigd interesse op te brengen voor raadpleging en onderzoek van gegevensbestanden. De verhouding tussen overheid en burger is er een van een makkelijk aan te pakken overheid tegenover mondige burgers die zelfbewust en zelfverzekerd hun gelijk halen bij de overheid.
In 1995 werd in Bangladesh een begin gemaakt met het BARM-project (Bangladesh archives & record management) op verzoek van een Bangladeshi historicus met veel archiefervaring, prof. Ratan Lal Chakraborty. Het initiatief kreeg verdere uitbouw door samenwerking met andere hoogleraren geschiedenis van universiteiten in Bangladesh, de Bengaalse beroepsvereniging van historici en de directeur van de National Archives in de hoofdstad Dhaka. In de afgelopen jaren raakte ook de Internationale Archiefraad (ICA) in het project geïnteresseerd. Ook organisaties in Nederland, waaronder de werkgeversorganisatie VNO/NCW en de Verenging Nederlandse Gemeenten waren van mening dat het project van grote betekenis voor de ontwikkeling van het land kon zijn.
BARM richt zich op het opzetten van een databank over archiefbeheer in het land, dat zo’n 22.000 overheidsorganisaties telt die archief produceren. Daarnaast beoogt het project het aankweken van archiefbewustzijn en het ontstaan van een opleiding voor archiefvormers, informatiebeheerders en archivarissen.
Onlangs maakte ik er een bijeenkomst mee waar ook over BARM werd gesproken. Mij werd gevraagd iets te vertellen over mijn ervaringen met het project, opgedaan tijdens de 9 werkbezoeken, steeds van zo’n vijf weken, die ik sinds 1995 aan het land heb gebracht.
Vanachter de katheder en voor een schoolbord keek ik in een volle, broeierige ruimte, flauw verlicht met tl-buizen. De sfeer was ernaar om iets te zeggen over een overvol land waar de armoede nooit uit je blikveld raakt, met prachtige groene akkers, rivieroevers, weidse stromen, suikerrietvelden, kleine intieme dorpen, half drooggevallen visvijvers en kleine meertjes. De stadjes waar kramen, hokken, half vergane schuurtjes en een enkele half gesloopte bus of vrachtwagen kleine winkels en buurtmarkten herbergen. Aardige beleefde mensen; wantrouwige, verlegen dorpskinderen, kleine vroegoude frêle vrouwen die gehuld en gesluierd in sari met soms onwaarschijnlijk grote of zware lasten op het hoofd langs de weg lopen; mannen bij wie de felgekleurde lungi (omslagdoek als een rok vanaf de middel gedragen) contrasteert met de macho snor. Omgangsvormen die dikwijls weldadig aandoen als je ze vergelijkt met wat je de rest van het jaar in Nederland gewend bent. Een vaak overweldigende gastvrijheid die bij de gast verlegenheid oproept omdat moeite noch kosten zijn gespaard uit een meestal zeer smalle beurs. Ontroering omdat zowel volwassenen maar zeker ook jongeren laten merken hoeveel aardigheid ze als gastheer aan het verzetje van het vreemdelingenbezoek hebben.
Ik sprak er over de problemen van het land waar het archiefproject een antwoord op moet geven, hoe aanmatigend dat ook klinkt. Corruptie, armoede, wetteloosheid, een overheid die overal een vinger in de pap moet hebben maar daar als ‘zwakke staat’ ontzettend weinig positiefs van maakt. Voor de meerderheid van de Bangladeshi werkt hun land vaak als een concentratiekamp: niets te kiezen hebben en enkel overleven.
Als je het land voor de negende keer bezoekt, weet je intussen wel hoe allerlei dagelijkse dingen er toegaan. Dat laat evenwel ruimte genoeg voor verwondering of hulpeloosheid in situaties die je niet vertrouwd zijn op het moment dat je ermee te maken krijgt. Je leert op je eigen manier naar je omgeving kijken en die duiden. Op mijn eerste rit van het vliegveld naar de stad doemt al spoedig de enorme fly-over in aanbouw op, die in de toekomst de verkeersader tussen vliegveld en Dhaka moet ontlasten. Een enorm gevaarte van enkele kilometers, in aanbouw genomen door Chinese bedrijven. Bengaalse arbeiders voeren het werk uit onder leiding van Chinese ingenieurs en onderaannemers. In het optimisme van zo’n weerzien na een jaar Nederland bekijk je het vooral met een gevoel van tevredenheid dat het karwei wordt aangepakt, want de verkeersopstopping tussen vliegveld en een metropool van 11 miljoen inwoners is onvoorstelbaar. Dagen later bekijk je de enorme bouwputten, pilaren en deksegmenten met gemengde gevoelens: het beroep op de Chinese inbreng gebeurt niet zozeer omdat de Bengalen dat technisch niet voor elkaar kunnen krijgen, maar omdat de corruptie zover is doorgekankerd dat de Bengaalse overheid en een Bengaals consortium het eenvoudig organisatorisch niet kunnen. Ze missen de greep op de productie die nodig is om geknoei met bouwmaterialen en constructies te voorkomen. Hier is corruptie niet zozeer schadelijk vanwege een voortdurend weglekken van gelden, maar een regelrechte oorzaak van volledige onmacht om zo’n gebouw volgens de minimale normen van veiligheid te bouwen. Je wordt er pas goed somber van, wanneer je bedenkt dat deze fly-over symbool staat voor vrijwel alles wat overheidsorganisaties aan producten en diensten leveren of faciliteren. Iedereen weet dat het volstrekt onder de maat is. Iedereen heeft er in hoge mate last van.
Mijn negende bezoek is in veel opzichten een herhaling van zetten; bezoeken aan musea en archieven van het land met gesprekken over gebreken in het beheer en verbetermogelijkheden; meestal onmogelijkheden beter gezegd. Ontmoetingen met mensen die een waardevolle inbreng kunnen hebben in het BARM-project. Met prof. Alimullah Miyan bezoek ik de National Archives van Bangladesh. De heer Mir leidt ons rond in enkele depots en geeft uitleg. We raken onder de indruk van de massaliteit en verscheidenheid van archiefstukken van Bangladesh in de loop van twee en een halve eeuw.
Er zijn tegenvallers en meevallers. Een nieuw nummer van de National Archives Newsletter is sedert de aflevering van december 2002 nog niet verschenen. Evenmin een jaarverslag over de laatste drie jaren.Dat is natuurlijk slecht voor het aanzien van het Nationaal Archief. Nieuwsbrief en jaarverslag kunnen nu juist de voortgang van het beheer van de archieven en de dienstverlening aan publiek, overheid en wetenschappers in beeld brengen. Geïnteresseerden (overheid, buitenlandse archiefdiensten, internationale organen zoals Unesco, donororganisaties) in de ontwikkeling van het nationaal archief krijgen zo geen antwoord op hun vragen.
Naast de lopende werkzaamheden is veel energie besteed aan het starten van een digitaliseerproject. Op de tweede verdieping, in een van de kleine depots een open carré van geschakelde, zijn met glas in houten lijsten chambretten opgebouwd. In elke ruimte bevindt zich een bureau, waarop een computer en een scanapparaat zijn geplaatst. Van de zeven toegewezen arbeidsplaatsen zijn er nu zes vervuld. De vorig jaar vanuit het district Chittagong overgenomen archieven (300 strekkende meter) worden ontdaan van stof, vuil en ongedierte en globaal gesorteerd. De microficheer-medewerker heeft hulpmiddelen kunnen aanschaffen en de herstart van het microficheren kan spoedig beginnen.
Het belang van een goed archiefbeheer voor landen als Bangladesh is de zuiverende werking die er vanuit gaat op het functioneren van de overheid en de terugdringing van corruptie en wetteloosheid. Bevordering van welvaart en democratie kan niet zonder archiefbeheer.
Floor Geraedts
Floor Geraedts is historicus en archivaris te Leidschendam. Hij begeleidt het BARM-project en houdt er op het ICA-congres een inleiding over.
Het International Congress on Archives wordt gehouden van 23 t/m 29 augustus in Wenen. Voor meer informatie ze www.ica.org.
Meer informatie over het BARM-project bij de redactie verkrijgbaar.